隨著社會不斷地進步，制度使用的情況越來越多，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。那么相關的制度到底是怎么制定的呢？以下是小編幫大家整理的采購合同管理制度，希望對大家有所幫助。

采購合同管理制度1

　　商品采購管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，旨在確保企業(yè)高效、經(jīng)濟地獲取所需商品，以滿足市場和客戶需求。這一制度涵蓋了從需求預測、供應商選擇、合同簽訂到商品驗收、支付結算等全過程的管理。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 需求分析：準確預測和確定商品需求，以制定合理的.采購計劃。

　　2. 供應商管理：評估、選擇和維護供應商關系，確保商品質(zhì)量和供應穩(wěn)定性。

　　3. 采購策略：制定采購策略，如批量采購、定期采購等，以優(yōu)化成本和庫存。

　　4. 合同管理：規(guī)范合同簽訂流程，明確雙方權利義務，規(guī)避風險。

　　5. 采購執(zhí)行：執(zhí)行采購訂單，跟蹤商品交付，確保按時按量到貨。

　　6. 驗收與質(zhì)檢：設立質(zhì)量標準，進行商品驗收，確保符合規(guī)格。

　　7. 庫存控制：合理控制庫存，防止積壓或短缺。

　　8. 財務結算：規(guī)范支付流程，保證資金安全，及時結算供應商款項。

　　9. 性能評估：定期評估采購活動效果，持續(xù)改進采購策略。

采購合同管理制度2

　　我們的采購合同合同管理制度旨在確保公司的采購活動遵循公正、透明和高效的.原則，以保護公司利益并維護供應商關系。這一制度涵蓋了合同的簽訂、執(zhí)行、變更和終止等全過程，具體內(nèi)容包括：

　　1. 合同審批流程：詳細規(guī)定合同從起草到簽署的各個步驟，包括需求提出、供應商選擇、合同條款協(xié)商、法務審查及高層審批等環(huán)節(jié)。

　　2. 合同管理職責：明確各部門在合同管理中的角色和責任，如采購部門、財務部門、法務部門等。

　　3. 合同執(zhí)行監(jiān)控：設立定期評估機制，確保合同履行情況符合預期，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的問題。

　　4. 合同變更與解除：規(guī)定合同變更的申請程序和解除條件，以應對市場變化或其他不可預見的情況。

　　5. 糾紛處理：建立爭議解決機制，包括內(nèi)部調(diào)解、仲裁和法律訴訟等途徑。

　　6. 合同檔案管理：對合同文檔進行有效管理和保存，以便日后查詢和審計。

　　內(nèi)容概述：

　　該制度覆蓋了以下幾個關鍵方面：

　　1. 法律合規(guī)性：確保所有合同均符合相關法律法規(guī)，避免潛在的法律風險。

　　2. 價格與支付條款：明確采購價格、付款方式和時間，保障公司資金流的合理運用。

　　3. 供應鏈穩(wěn)定性：通過合同條款維護供應商關系，保證供應鏈的穩(wěn)定性和連續(xù)性。

　　4. 質(zhì)量與服務：設定質(zhì)量標準和服務要求，以滿足公司業(yè)務需求。

　　5. 保密與知識產(chǎn)權：保護公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權不受侵犯。

　　6. 風險管理：識別并預防可能的合同風險，如供應中斷、價格波動等。

采購合同管理制度3

　　一、檔案資料

　　招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統(tǒng)一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。

　　二、歸檔及備案時間

　　總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發(fā)中標通知書前必須完成除中標通知書外的`所有檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。

　　監(jiān)管機構資料備案時間：

　　1、電子資料

　　電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關的電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書 、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續(xù)。

　　2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比較復雜的項目。

　　2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。

　　2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內(nèi)應設盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內(nèi)編碼（用號碼機編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：

　　2.2.1盒內(nèi)目錄

　　2.2.2備案資料

　　2.2.3招標文件

　　2.2.4投標文件正本

　　2.2.5中標通知書

　　2.2.6資料移交登記表

　　2.2.7客戶反饋意見表

　　2.2.8其它資料

　　成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

　　公開招標采購歸檔盒內(nèi)目錄：

　　邀請招標采購歸檔盒內(nèi)目錄：

　　項目負責人： ｘｘ

　　日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

采購合同管理制度4

　　第1章 總則

　　第1條 為加強公司對采購合同的管理,規(guī)范采購作業(yè),根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司的規(guī)章 制度,特制定采購合同管理制度。

　　第2條 本制度適用于公司化工生產(chǎn)物料、設備、辦公用品等的采購管理工作。

　　第3條 公司采購部在授權范圍內(nèi)負責采購合同的擬定、簽訂與履行等工作,財務部負責審核采購合同,并按合同進行付款。

　　第4條 公司嚴格遵循平等自愿、互惠互利、誠實信用的原則訂立采購合同。

　　第5條 合同必須采取書面形式,經(jīng)協(xié)商有關修改合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等,均為合同的組成部分。

　　第6條 合同內(nèi)容必須完整,條 款應當明確、具體,文字表達嚴謹,書寫工整。

　　第2章 合同簽訂

　　第7條 公司總經(jīng)理是采購合同的法定簽訂人,采購部經(jīng)理在總經(jīng)理的授權下代表公司簽訂采購合同。

　　第8條 未經(jīng)公司總經(jīng)理授權,任何部門和個人不得以公司的名義對外簽訂采購合同。

　　第9條 采購部根據(jù)經(jīng)審批通過的采購申請制定采購方案,經(jīng)采購部經(jīng)理審批通過后嚴格執(zhí)行。

　　第10條 采購合同的簽訂流程如下。

　　1.采購員采集供應商信息

　　(1)采購員從使用部門的需求、價格、質(zhì)量、服務、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應商,并根據(jù)考察結果編寫《供應商情況分析表》,詳細登記供應商各個方面的信息。

　　(2)采購員提出對供應商的分析意見和采購建議,填寫《供應商情況分析表》,將《供應商情況分析表》交給采購部經(jīng)理。

　　2.確定備選供應商。采購部經(jīng)理根據(jù)《供應商情況分析表》,初步篩選符合條 件的供應商,分析各供應商優(yōu)劣,確定兩家以上備選合作供應商,并分配采購份額給各供應商。

　　3.采購合同談判。采購部經(jīng)理與備選供應商進行談判,共同擬訂采購合同。需要時,可要求使用部門人員參與談判,擬定合同草案。

　　4.合同評審。采購部協(xié)同使用部門負責人、質(zhì)量管理部經(jīng)理、財務部經(jīng)理根據(jù)《供應商情況分析表》、備選合作供應商的采購合同進行評審,提出評審意見,并確定各供應商的采購份額,報公司總經(jīng)理審批。

　　5.合同審批�？偨�(jīng)理總和評審意見,若采購合同金額在總經(jīng)理審批權限內(nèi),總經(jīng)理批準執(zhí)行;若采購合同金額超出總經(jīng)理審批權限,總經(jīng)理將采購合同上報董事會審批,同時遞交評審意見。

　　6.合同簽訂。相關領導在授權范圍內(nèi)簽訂采購合同。

　　第3章 合同履行

　　第11條 合同蓋章 生效后,合同雙方按照合同規(guī)定的內(nèi)容,全面地履行各自承擔的權利與義務。

　　第12條 公司采購部和財務部應根據(jù)合同編號各立合同臺賬,每一合同設一臺賬,分別按采購情況和收付款情況一事一記。

　　第13條 在合同履行過程中,合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認可,經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后,再轉(zhuǎn)財務審核付款。

　　第4章 合同的'變更和解除

　　第12條 合同變更或解除必須依照合同的簽訂流程經(jīng)采購部、財務部、法律顧問等相關負責人和公司總經(jīng)理審核通過方可。

　　第13條 變更或解除合同的通知和回復應采用書面形式符合公文收發(fā)的要求,并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章 或合同專用章 。掛號寄發(fā)或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。

　　第14條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本制度規(guī)定的管理范圍。

　　第15條 合同變更后,合同編號不予改變。

　　第16條 在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一時,采購部應及時上報公司總經(jīng)理,并按照國家法律法規(guī)和本公司相關規(guī)定及合同約定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。

　　1.由于不可抗力致使合同不能履行的。

　　2.由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同的。

　　3.由于情況變更,致使公司無法按約定履行合同,或雖能履行但會致公司重大損失的

　　4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。

　　第17條 合同發(fā)生糾紛時,會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決,協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的,協(xié)助法律顧問辦理有關事宜。

　　第五章 其他

　　第18條 采購部定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料,如文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等,按合同編號整理,由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。

　　第19條 公司定期對采購合同管理進行考核,合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺賬記錄等將影響采購人員的績效考核結果。

　　第20條 凡因未按公司規(guī)定處理合用事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟和行政責任。

　　第21條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關國家機關和司法機關追究其法律責任。

　　第六章 附則

　　第22條 本制度未盡事宜,依照國家有關的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

　　第23條 本制度由采購部制定,解釋權歸采購部所有。

　　第24條 本制度自頒布之日起開始執(zhí)行。

采購合同管理制度5

　　辦公用品采購管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范辦公用品的`購買、使用和管理流程，確保資源的有效利用，提高工作效率。主要內(nèi)容包括以下幾個方面：

　　1. 采購計劃與審批

　　2. 供應商選擇與管理

　　3. 采購價格與數(shù)量控制

　　4. 入庫與發(fā)放管理

　　5. 庫存盤點與報廢處理

　　6. 成本控制與預算管理

　　7. 審計與監(jiān)督機制

　　內(nèi)容概述：

　　1. 采購計劃：明確各類辦公用品的需求數(shù)量，定期進行需求預測，避免過度采購或短缺。

　　2. 供應商評估：建立供應商評估體系，考慮價格、質(zhì)量、交貨時間等因素，選擇優(yōu)質(zhì)供應商。

　　3. 采購流程：規(guī)范從詢價、比價、簽訂合同到支付的各個環(huán)節(jié)，確保透明公正。

　　4. 庫存管理：設定合理庫存水平，避免積壓，同時保證供應充足。

　　5. 使用跟蹤：記錄辦公用品的領用情況，分析使用效率，防止浪費。

　　6. 財務管理：與財務部門協(xié)作，制定采購預算，監(jiān)控采購成本，確保資金合理使用。

　　7. 內(nèi)部審計：定期進行內(nèi)部審計，檢查采購制度執(zhí)行情況，防止違規(guī)行為。

采購合同管理制度6

　　項目合同管理制度的重要性在于：

　　1. 規(guī)避風險：通過規(guī)范化的合同流程，減少合同漏洞，防止?jié)撛诘姆�律風險。

　　2. 保障權益：確保企業(yè)利益得到充分保障，防止合同糾紛導致的經(jīng)濟損失。

　　3. 提高效率：統(tǒng)一的合同管理流程可以提高工作效率，降低溝通成本。

　　4. 維護關系：良好的`合同管理有助于維護企業(yè)與合作伙伴的關系，促進長期合作。

采購合同管理制度7

　　醫(yī)院采購管理制度是醫(yī)院運營中不可或缺的一部分，其主要作用在于確保醫(yī)療設備、藥品和其他物資的高效、合規(guī)、經(jīng)濟地獲取，為醫(yī)療服務提供穩(wěn)定、安全的后勤保障。通過規(guī)范化的采購流程，可以降低采購風險，防止腐敗行為，提高資金使用效率，同時也有利于提升醫(yī)院的.整體運營質(zhì)量和患者滿意度。

　　內(nèi)容概述：

　　醫(yī)院采購管理制度通常涵蓋以下幾個關鍵方面：

　　1. 采購策略：明確采購目標，制定長期和短期的采購計劃。

　　2. 供應商管理：篩選、評估和維護供應商關系，確保供應穩(wěn)定性。

　　3. 采購流程：規(guī)定從需求提出到合同簽訂的每個步驟，包括審批、詢價、比價、談判、合同簽訂等。

　　4. 質(zhì)量控制：設定質(zhì)量標準，執(zhí)行驗收流程，確保采購物品符合醫(yī)療標準。

　　5. 庫存管理：合理預測庫存需求，避免過度或不足，保持庫存周轉(zhuǎn)率。

　　6. 風險管理：識別潛在風險，如價格波動、供應中斷等，并制定應對措施。

　　7. 合同管理：規(guī)范合同條款，監(jiān)控合同執(zhí)行情況，處理違約等問題。

　　8. 內(nèi)部審計與監(jiān)督：定期審計采購活動，確保合規(guī)性，防范舞弊。

采購合同管理制度8

　　業(yè)績合同管理制度是一種企業(yè)內(nèi)部管理工具，旨在明確員工的工作目標、績效指標和獎勵機制，以提升組織效率和員工積極性。它涵蓋了目標設定、考核標準、執(zhí)行過程、評估反饋以及獎懲措施等多個環(huán)節(jié)。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 目標設定：明確每個員工的工作職責和期望達成的'目標，確保個人目標與公司戰(zhàn)略相一致。

　　2. 考核標準：制定客觀、公正的評價指標，如關鍵績效指標（kpis）、工作質(zhì)量、工作效率等。

　　3. 執(zhí)行過程：記錄和跟蹤員工的工作進度，提供必要的支持和資源。

　　4. 評估反饋：定期進行績效評估，及時給予員工反饋，指出優(yōu)點和改進點。

　　5. 獎懲措施：根據(jù)評估結果調(diào)整薪酬、晉升機會等激勵措施，確保公平公正。

采購合同管理制度9

　　酒店采購管理制度旨在確保酒店運營所需物資和服務的穩(wěn)定供應，優(yōu)化成本控制，提升運營效率。通過規(guī)范化的采購流程和嚴格的監(jiān)督機制，該制度能有效防止資源浪費，保障酒店的.服務質(zhì)量和客戶滿意度。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 供應商管理：確立合格供應商的篩選標準，定期評估供應商的績效，確保供應商提供的產(chǎn)品和服務質(zhì)量可靠。

　　2. 采購計劃：根據(jù)酒店業(yè)務需求制定采購計劃，合理預測需求量，避免庫存積壓或短缺。

　　3. 采購流程：明確從需求提出到合同簽訂的每個步驟，包括詢價、比價、議價、合同審批和執(zhí)行等環(huán)節(jié)。

　　4. 合同管理：規(guī)范合同簽訂和履行過程，保護酒店的合法權益。

　　5. 庫存控制：設定合理的庫存水平，實施有效的庫存監(jiān)控和盤點，減少損耗。

　　6. 成本控制：通過對市場行情的持續(xù)跟蹤，實現(xiàn)價格優(yōu)勢，降低采購成本。

　　7. 質(zhì)量控制：建立驗收標準，確保采購物品符合酒店的質(zhì)量要求。

采購合同管理制度10

　　物資設備采購管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了從需求分析、供應商選擇、采購流程、質(zhì)量控制到驗收交付等多個環(huán)節(jié)，旨在確保企業(yè)資源的有效利用和運營效率。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 需求規(guī)劃與審批：明確物資設備的采購需求，進行預算編制，并通過審批流程確保采購的合理性。

　　2. 供應商管理：建立供應商評估體系，包括資質(zhì)審查、價格比較、交貨能力等方面的考核。

　　3. 采購流程：規(guī)范從詢價、比價、合同簽訂到付款的整個流程，保證透明度和公正性。

　　4. 質(zhì)量控制：設立質(zhì)量標準，對采購的物資設備進行檢驗，確保符合企業(yè)要求。

　　5. 庫存管理：合理控制庫存，防止積壓或短缺，優(yōu)化庫存周轉(zhuǎn)。

　　6. 驗收與結算：制定詳細的.驗收標準，完成驗收后進行財務結算。

　　7. 后期維護：對采購設備的保養(yǎng)、維修和更新提出指導原則。

采購合同管理制度11

　　合同工管理制度對于企業(yè)的運營至關重要，它不僅規(guī)范了合同工的`雇傭行為，保障了企業(yè)與員工的合法權益，還通過明確的職責分配、績效評估和激勵機制，提升了工作效率和團隊凝聚力。良好的培訓和發(fā)展機會可以增強合同工的歸屬感，降低員工流動率，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供人力資源保障。此外，遵守勞動法規(guī)，營造安全健康的工作環(huán)境，有助于提升企業(yè)形象，樹立良好的社會聲譽。

采購合同管理制度12

　　本制度旨在規(guī)范企業(yè)材料設備的'采購流程，確保采購工作的高效、合規(guī)與經(jīng)濟性。內(nèi)容涵蓋以下幾個核心方面：

　　1. 采購計劃制定

　　2. 供應商選擇與管理

　　3. 采購價格與質(zhì)量控制

　　4. 合同簽訂與執(zhí)行

　　5. 庫存管理與驗收

　　6. 財務審計與績效評估

　　內(nèi)容概述：

　　1. 采購計劃：明確采購需求，依據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存狀況制定詳細的采購計劃。

　　2. 供應商管理：建立供應商數(shù)據(jù)庫，定期評估供應商的資質(zhì)、信譽、交貨及時性等。

　　3. 價格與質(zhì)量：通過市場調(diào)研確定合理價格，設定質(zhì)量標準并進行檢驗。

　　4. 合同條款：詳細規(guī)定采購合同內(nèi)容，包括價格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期、付款方式等。

　　5. 庫存控制：實施合理的庫存策略，防止積壓和短缺，確保生產(chǎn)順利進行。

　　6. 財務監(jiān)控：對采購活動進行財務審計，確保資金使用透明，提升經(jīng)濟效益。

采購合同管理制度13

　　酒店采購管理制度是酒店運營的核心組成部分，旨在確保酒店日常運營所需的物資和服務得以高效、經(jīng)濟、合規(guī)地獲取。通過規(guī)范采購流程，可以有效控制成本，提高服務質(zhì)量，防止浪費，保障食品安全，同時也有利于維護供應商關系，提升酒店的整體運營效率。

　　內(nèi)容概述：

　　酒店采購管理制度主要包括以下幾個方面：

　　1. 采購政策：明確采購的目標、原則和程序，如優(yōu)先考慮質(zhì)量、價格、交貨時間等因素。

　　2. 供應商管理：包括供應商的選擇、評估、合同簽訂和績效考核。

　　3. 采購流程：從需求識別、預算編制、詢價比價、訂單下達、驗收付款到后續(xù)的庫存管理和質(zhì)量控制。

　　4. 風險管理：識別和應對采購過程中可能出現(xiàn)的`質(zhì)量、價格、法律等風險。

　　5. 內(nèi)部控制：設定審批權限，確保采購決策的透明度和公正性。

　　6. 培訓與監(jiān)督：定期培訓員工，強化制度執(zhí)行，確保采購活動符合規(guī)定。

采購合同管理制度14

　　質(zhì)量采購管理制度是企業(yè)運營中的關鍵環(huán)節(jié)，旨在確保采購過程的高效與質(zhì)量，以滿足生產(chǎn)或服務需求。它涵蓋了一系列規(guī)定和程序，涉及供應商選擇、合同簽訂、質(zhì)量控制、驗收標準、問題處理等多個層面。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 供應商管理：制定供應商評估標準，包括價格、質(zhì)量、交貨時間、服務等多個維度，定期進行績效考核。

　　2. 合同條款：明確采購產(chǎn)品的`質(zhì)量規(guī)格、驗收標準、違約責任等內(nèi)容，確保合同具有法律效力。

　　3. 質(zhì)量控制：設立質(zhì)量檢驗流程，對采購產(chǎn)品進行抽檢或全檢，確保符合企業(yè)標準。

　　4. 采購流程：規(guī)范從需求提出到產(chǎn)品交付的全部步驟，保證流程透明、高效。

　　5. 應急處理：建立問題反饋和解決機制，對于質(zhì)量問題及時響應，降低對企業(yè)運營的影響。

　　6. 持續(xù)改進：定期回顧和調(diào)整制度，以適應市場變化和技術進步。

采購合同管理制度15

　　1.目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規(guī)范采購管理體系，制訂本制度。

　　2.適用范圍：適用于采購部對內(nèi)部文件及檔案的控制。

　　3.職責：

　　3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的整理及歸檔。

　　3.2采購經(jīng)理：負責采購檔案文件調(diào)閱、銷毀等事項的審批。

　　4.檔案管理辦法：

　　4.1歸檔內(nèi)容分類：

　　4.1.1采購內(nèi)部文件的歸檔。

　　采購部工作中需存檔的.文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門相關管理文件資料。

　　4.1.2公司其他部門提供的文件歸檔。

　　公司其他部門提供的圖紙、采購申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關資料。

　　4.1.3外來或外放文件的歸檔。

　　供應商資料、采購合同、報價單、對賬單聯(lián)絡函或其他與供應商有聯(lián)系的文件資料。

　　4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。

　　采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。

　　4.2檔案保存期限：

　　4.2.1公司內(nèi)部往來文件需保存3年。

　　4.2.2公司外部往來文件需保存5年。

　　4.2歸檔要求：

　　4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實性。

　　4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。

　　4.2.3所有存檔文件格式統(tǒng)一，而且有相關部門領導簽字或蓋章，是有效文件。

　　4.2.4采購部檔案要有專人、專位的保管。

　　4.2.5采購部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。

　　4.3檔案調(diào)閱：

　　4.3.1需查閱或借閱采購部文件時，需向采購部領導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時，需履行審批手續(xù)，得到采購領導簽字批準。

　　4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得泄露。

　　4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。

　　4.3.4采購檔案管理人員，要及時收取借閱的檔案，避免遺失。

　　4.4檔案銷毀

　　4.4.1采購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時由采購部檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清單，該清單永久保存。

　　4.4.2辦理銷毀手續(xù)，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準備，方能銷毀。

　　4.4.3采購檔案保管期已滿，但其中未了結的債權債務和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務和合同改造完畢為止。

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